Il fundraising è più ricco con l’evento

Un evento speciale è per una organizzazione non profit uno strumento unico di fund raising, che ne rafforza l?immagine nella comunità, recluta e coinvolge volontari, raccoglie soldi e amici. Gli eventi speciali sono occasioni in cui opinion leaders, volontari, sostenitori si possono incontrare, conoscere e approfondire la missione, la storia e i progetti futuri della organizzazione. Gli eventi speciali possono essere programmati in occasione di momenti particolari come ricorrenze, anniversari oppure in occasione di un riconoscimento o di un premio.
Alcuni esempi di eventi speciali sono: cocktail, ricevimenti, cene, spettacoli teatrali, e ancora i meeting annuali del consiglio direttivo, tornei di golf o di tennis, maratone, aste, rassegne cinematografiche. Un evento speciale può essere, naturalmente, anche una combinazione di alcuni o, perché no, tutti questi modelli, coinvolgendo molte energie creative di uno staff e di volontari entusiasti con la positiva conseguenza di rafforzare il loro legame.

Perché un evento speciale?
Niente può sostituire un fund raiser che, guardando negli occhi un potenziale donatore, gli spiega che cosa fa la sua organizzazione e perché dovrebbe contribuire finanziariamente al suo lavoro. Tuttavia, le organizzazioni non profit, anche le più grandi, non hanno abbastanza personale e volontari formati per portare avanti un programma d?incontri face-to-face con ogni sostenitore. E allora, gli eventi speciali sono una grande opportunità per risolvere questa difficoltà perché danno l?occasione di stabilire contatti personali e parlare dell?organizzazione a un pubblico più ampio di donatori e/o potenziali donatori interessati. Gli eventi speciali, inoltre, sono l?unico programma di fund raising in cui donatori e potenziali donatori vengono da voi e pagano per avere il privilegio di conoscere il lavoro che la vostra organizzazione porta avanti. Questo fa sì che l?evento speciale sia un?occasione unica.

Gli obiettivi di un evento speciale
Il tipico fund raiser pensa che l?obiettivo di un evento speciale sia raccogliere fondi, e che il suo successo dipenda dall?aver raccolto più soldi rispetto all?evento precedente. Certo, questo è indiscutibile, ma si tratta di una verità solo parziale. Noi riteniamo che il successo di un evento speciale dipenda anche da altri fattori, e che gli obiettivi di un evento speciale siano molteplici e non solo il risultato economico. Eccoli: raccogliere fondi; motivare i membri del direttivo e i grandi donatori; reclutare volontari e futuri membri del direttivo; espandere il network dell?organizzazione; far conoscere l?organizzazione; sollecitare consensi e sostegno.

Raccogliere fondi
Alla loro prima edizione, ovvero finché non sono diventati una sorta di appuntamento regolare, tradizionale quasi, gli eventi speciali possono presentare difficoltà nel raccogliere importanti risorse finanziarie, specialmente se il risultato economico viene messo in relazione, come si dovrebbe, con gli importanti sforzi organizzativi richiesti. Tuttavia, questo non deve far dimenticare che gli eventi speciali sono un ottimo investimento e un?ottima fonte di fondi nel medio termine perché sono un?occasione unica per coinvolgere molti donatori e potenziali donatori.

Motivare i consiglieri e i donatori
Uno dei requisiti dell?appartenenza al consiglio è l?impegno nel fare fund raising! Un?obiezione che si sente spesso da parte dei membri del consiglio di un?organizzazione è: «Non posso chiedere soldi ad amici né, tantomeno, a sconosciuti». Gli eventi speciali sono occasioni amichevoli, non intimidatorie. Vendere biglietti per un evento speciale è un modo eccellente per insegnare a membri timidi e riluttanti del vostro consiglio l?arte del fund raising. Inoltre, in un evento speciale è anche più facile coinvolgere grandi donatori – con amici e conoscenze eccellenti – disposti a far parte di un comitato per l?organizzazione dell?evento e, a quel punto, disposti a sollecitare donazioni fra amici e conoscenti.

Reclutare volontari
I volontari sono vitali per ogni organizzazione e tutte le opportunità per reclutarli non devono essere perse di vista o sottovalutate. Un evento speciale rappresenta in questo senso un?ottima occasione innanzi tutto perché attira e coinvolge persone interessate al lavoro dell?organizzazione, e poi perché dà l?occasione ai potenziali volontari di conoscere l?organizzazione, parlare coi suoi rappresentanti ed esprimere immediatamente ed informalmente la loro motivazione. Inoltre, i volontari spesso diventano membri del consiglio e gli eventi speciali sono un ambiente eccellente in cui i leaders si possono incontrare, parlare e reclutare la generazione successiva di leaders.

Espandere il network
Costruire una base di donatori, espandere il network. Tutte le organizzazioni nonprofit hanno bisogno di nomi di potenziali donatori per sostenersi e crescere. Gli eventi speciali danno ottime possibilità per mettere insieme gruppi di persone e, di conseguenza, se l?evento è ben gestito, per raccogliere nomi che vanno ad arricchire la lista dei potenziali nuovi sostenitori.
Far conoscere l?organizzazione
Attraverso un evento speciale, una organizzazione non profit può farsi conoscere bene ad un largo pubblico. Ai partecipanti dell?evento viene infatti offerta un?occasione unica per giudicare come lavora l?organizzazione attraverso l?osservazione del suo staff, dei suoi leaders (presidente, direttore, membri del consiglio, ecc.) in un momento di vantaggio per chi ha organizzato tutto. Ad esempio, se si tratta di una cena, ogni tavolo dovrebbe avere una documentazione sui programmi, a ogni tavolo dovrebbe essere seduta una persona dell?organizzazione in grado di dare informazioni sulla missione e sui progetti, ecc. Questo è particolarmente vero se all?evento sono presenti giornalisti e opinion leaders.

Sollecitare consenso e sostegno
In occasione di un evento speciale è molto più semplice riuscire a coinvolgere, e a presentare alla comunità e al grande pubblico, uno o più ?ospiti d?onore?. S?intende persone di rilievo per la comunità (sindaco, vescovo, imprenditore, artista, ecc.) o testimonial d?eccezione (persone del cinema, della moda, ecc.) che si proclamano sostenitori della organizzazione aiutando in questo modo a diffondere il messaggio e a raccogliere consensi.
pagina a cura di Rita Girotti, docente
The Fund Raising School, fundraiser
e vice presidente Associazione
Italiana Fundraisier (www.assif.it)

Ma è sempre questa la giusta scelta di fund raising?
La griglia qui sotto dà un esempio di alcuni criteri che un?organizzazione dovrebbe prendere in considerazione quando si appresta a decidere se mettere in piedi un evento speciale.
Nella colonna sinistra sono ripresi gli obiettivi dell?evento come discussi precedentemente.
Questi obiettivi, messi in relazione alla situazione attuale, ai bisogni immediati e ai bisogni futuri della organizzazione, possono dare uno schema per determinare se l?implementazione di un evento speciale possa aiutare a raggiungere il risultato desiderato oppure no.

Obiettivi dell’evento speciale	Situazione attuale	Bisogni immediati	Bisogni futuri
1. Raccogliere fondi	L.200.000.000	L.250.000.000	L.500.000.000 nei pros. 2 anni
2.Motivare i membri del direttivoe i grandi donatori	10 importanti donatori attivi(fra Consiglioe grandi donatori esteri)	15 importanti donatori attivi	25 importanti donatori attivi
3.Reclute volontari	35 volontari attivi	60 volontari attivi	100 volontari attivi
4.Espandere il network	15.000 nomi nel database	2.500 nomi	fra 3.500 e 5.000 nomi
5.Far conoscere l’organizzazione	conoscenza del nome a livellolocale (area urbana di appartenenza)	conoscenza del nome in tutta laregione di appartenenza	conoscenza del nome a livellonazionale
6.Sollecitare consensi e sostegno	pochi	riconoscimento dagli enti pubblicie dalle aziende locali	riconoscimento dalla comunitànel suo complesso e dall’intero paese